Im Rahmen der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSG-VO) ergeben sich für viele Unternehmen zwingend erhebliche Veränderungen. Die Mandanten, die grundsätzlich von diesen Themen betroffen sind (Unternehmen und Vereine), haben wir mit unserem Rundschreiben vom 21. März 2018 bereits ausführlich über das Thema informiert.
Um den Anforderungen der DSG-VO in Bezug auf unsere Kanzlei gerecht zu werden, werden wir unseren Email-Verkehr ab Mai 2018 verschlüsseln. Hierzu wird das Verschlüsselungsportal der DATEV, unseres Sotwareanbieters, verwendet
Dies bedeutet, dass Sie zukünftig (ab 02. Mai 2018) von uns per Email nur noch eine automatisch generierte Nachricht erhalten, die Sie darüber informiert, dass Sie eine sichere Email von uns erhalten haben. Sie werden über einen Anhang auf das sichere Email-Portal der DATEV geleitet, wo Sie sich einmalig mit der Vergabe eines sicheren Passwortes registrieren müssen. Als Benutzername fungiert Ihre Emailadresse. Nachdem Sie sich im Portal registriert haben, wird Ihnen die Email mit etwaigen Anhängen angezeigt. Sie können die Email aus dem Portal, sofern Sie dies wünschen, in Ihr Email-Programm verschieben, so dass Ihnen die Email dann auch im Posteingang Ihres Email-Programmes angezeigt wird. Alternativ kann die Email natürlich auch im Portal belassen werden.
Nach einmaliger Registrierung im Portal werden Sie bei zukünftigen Emails nur noch aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben, damit Sie die Email angezeigt bekommen. Selbstverständlich können Sie uns über das Portal auch sicher per verschlüsselter Email auf die erhaltene Nachricht antworten und uns gegebenfalls vertrauliche Anhänge verschlüsselt zukommen lassen.
Ihr Passwort verwalten Sie eigenständig. Sollten Sie dieses vergessen haben, können Sie über den entsprechenden Link bei der Anmeldung ein neues Passwort anfordern.
Alternativ können Sie auch ein öffentliches Zertifikat oder einen PGP Schlüssel verwenden, so dass die DATEV E-Mailverschlüsselung diesen erkennt und die Mails dann nicht in das Portal verschiebt, sondern ganz normal wie bisher, aber verschlüsselt an Sie sendet. Hierzu ist allerdings IT-Kenntnis und ggfs. auch Installationsaufwand auf Ihrer Seite erforderlich, da solche Zertifikate und/oder Schlüssel entsprechend hinterlegt und installiert werden müssen.
Wir sind uns darüber im Klaren, dass dieses Vorgehen für Sie im ersten Schritt umständlicher sein wird, als der bisher praktizierte Emailversand. Basierend auf den Regelungen der DSG-VO sind wir allerdings dazu verpflichtet Emails, mit personenbezogenen Daten – und das sind in unserer Branche nahezu alle Emails – verschlüsselt zu senden. Bei Nichtbefolgung dieser zwingend zu beachtenden Regelungen drohen empfindliche Bußgelder. Die Verschlüsselung der Emails ist folglich alternativlos, wenn Sie weiter Emails von uns erhalten wollen.
Anbei stellen wir Ihnen Links zu einigen Service Videos der DATEV zur Verfügung:
Sollten Sie darüber hinaus Fragen haben, können Sie sich selbstverständlich jederzeit bei uns in der Kanzlei melden!