Fahrtenbücher können
nicht mit „Anlagen“ zu Terminen oder Reiserouten ergänzt werden. Entsprechende Ausdrucke, selbst wenn diese vom Arbeitgeber stammen, entsprechen nicht den Anforderungen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches, bekräftigte der Bundesfinanzhof (BFH) in München in einem am Mittwoch, 27. Februar 2013, veröffentlichten Urteil (Az.: VI R 3/12).
Geklagt hatte ein angestellter Versicherungskaufmann. Dieser hatte von seinem Arbeitgeber einen Pkw überlassen bekommen. Als Vielfahrer wollte der Versicherungskaufmann per Fahrtenbuch seine privat und beruflich gefahrenen Kilometer beim Finanzamt nachweisen. In dem handschriftlichen Fahrtenbuch führte er Datum, Uhrzeit, Kilometerstände und gefahrene Kilometer auf. Bei den Angaben zur Reiseroute gab er bei seinen beruflichen Fahrten lediglich „Außendienst“ an, dazu den Vermerk „siehe Anlage“.
Als Anlage hatte der Arbeitnehmer einen Ausdruck des vom Arbeitgeber elektronisch geführten Terminkalenders beigefügt. Darin waren Datum, Uhrzeit, Name und Adresse des aufgesuchten Kunden enthalten.
Doch das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch nicht an und wollte stattdessen die steuerlich ungünstigere Ein-Prozent-Regelung anwenden.
Anders als das Finanzgericht stellte der BFH nun in seinem Urteil vom 13. November 2012 klar, dass bei einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch keine Anlagen erlaubt sind. Das Fahrtenbuch müsse „zeitnah und in geschlossener Form“ geführt werden. Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen sein oder als solche erkennbar gemacht werden.
Grundsätzlich müsse jede einzelne berufliche Verrichtung aufgeführt werden. Neben den Grunddaten müssten auch die einzelnen Kunden und Geschäftspartner in der besuchten Reihenfolge genannt werden. Dies seien unverzichtbare Angaben.
Die Münchener Richter bekräftigten damit eine frühere Entscheidung vom 1. März 2012 (Az.: VI R 33/10; JurAgentur-Meldung vom 23. Mai 2012). Darin hatte der Senat klargestellt, dass das Ziel im Fahrtenbuch selbst auch mit Namen und Zweck inhaltlich beschrieben werden muss. Jede einzelne Fahrt müsse aus dem Fahrtenbuch heraus nachvollziehbar und überprüfbar sein. Ergänzende Tabellen seien offen für Manipulationen und reichten daher nicht aus.
Berufsgruppen, die der Schweigepflicht unterliegen, etwa Rechtsanwälte und Ärzte, können insbesondere bei der Nennung von Namen Abstriche machen. Wie dies konkret aussehen kann, ist rechtlich noch umstritten. Nach einem früheren BFH-Urteil ist es denkbar, dass Rechtsanwälte Namen nachträglich schwärzen, wenn der Mandant dies wünscht.